Les archives électroniques sont des documents produits sur ordinateur avant d'être imprimés, des documents sur papier numérisés, des documents et données nativement numériques (documents bureautiques validés, signés électroniquement, courriels, bases de données,...).

Les archives électroniques sont soumises aux mêmes règles de versement et d'élimination que les archives papier. Elles doivent donc être classées, triées et versées selon des principes similaires aux dossiers papier mais adaptés à la nature spécifique des documents.

La dématérialisation est, quant à elle, l'action de transformer un flux de document papier en flux numérique (courrier, chaine comptable). Le but est de simplifier les échanges et d'améliorer la qualité du service public et les relations avec les citoyens.

Un document numérisé est une copie, l’original est le document sur support papier.

Le document numérique natif signé électroniquement (comme une facture signée par exemple) est le document original. Il a une valeur probante et ne peut être conservé que sous cette forme-là. La signature électronique ayant une durée limitée, il faut garantir par d’autres moyens l’intégrité et l’authenticité du document sur le long terme.

Pour retrouver des informations dans les documents électroniques, il est nécessaire d’identifier, de structurer et de trier l’information. Nommer les fichiers dans le respect de règles communes définies en amont est essentiel (sujet, nature, date et version du document). Ces intitulés doivent être compréhensibles par tous et appliqués dès la création du fichier.

Ces fichiers sont ensuite placés dans une arborescence qui reflète la structure des activités de la collectivité ou du service et sert au classement des documents électroniques. On donne les mêmes noms de répertoires et sous-répertoires que dans la structure du plan de classement des archives papier.

Une Gestion électronique de documents (GED) est un outil informatique permettant d’organiser et de partager les documents de travail comme les rapports, les comptes rendus, les documents bureautiques. Ce n’est cependant pas une solution miracle permettant de supprimer le papier. Ces systèmes ne gèrent pas toujours le cycle de vie entier d’un document et n’assurent jamais son archivage à long terme.

L’archivage électronique ne se limite pas au stockage et à la sauvegarde de documents ; il faut absolument garantir l’authenticité et l’intégrité des documents et données. Pour cela, la solution du système d’archivage électronique (SAE) est la meilleure : il peut restituer à tout moment le document qu’il conserve, en garantir la valeur probante sur le long terme et assurer l’intégrité, la pérennité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité.

Privilégiez des formats répandus et standardisés. Evitez les formats propriétaires (liés à un  éditeur) au profit de formats ouverts : sinon, en cas de changement ou de fin d'exploitation d'un logiciel, vous ne pourrez plus exploiter vos documents.

Retrouvez ces recommandations dans le référentiel général d'interopérabilité.

Quelques propositions de formats à privilégier :

• Documents bureautiques, mails : XML, PDF-A, PDF 1.4
• Images : JPEG2000, TIFF
• Sons : MP3, MPEG-2
• Vidéos : MPEG-4 AVC
• Bases de données : XML, TXT

Les supports sur lesquels peuvent être conservées les données numériques n'offrent pas les mêmes garanties : soyez vigilants !

L'obsolescence rapide des supports numériques est le principal écueil que vous rencontrerez.

Quelques exemples : 

• CD-R / DVD-R : 5 ans
• Clé USB (mémoire flash) : 5 ans
• Disques durs, baies de stockage : 5 à 10 ans.

Il faut donc prévoir des sauvegardes et des migrations régulières des données numériques sur de nouveaux supports. 

Eliminer ce type d’archives, c’est s’assurer de la suppression complète et irrémédiable des données. Il ne s’agit pas de supprimer un lien, de changer les droits d’accès, ou encore de conserver un doublon.

La durée d’utilité administrative est la même que pour les archives papier. Un bordereau d’élimination doit obligatoirement être rédigé et visé avant de procéder à l’élimination des documents. Il doit comporter : l’analyse des données, les dates extrêmes, la volumétrie (en octets), la signature du service versant ou du responsable de la collectivité. L’élimination est soumise au contrôle scientifique et technique de l’Etat exercé par la directrice des Archives départementales. Un travail en concertation avec le service informatique est nécessaire pour effectuer les opérations sur les serveurs et obtenir un certificat de destruction.

Il est important de distinguer les documents de travail et les documents validés, susceptibles d'engager juridiquement la collectivité. Les documents de travail (brouillons, documents non validés) peuvent être éliminés dès qu'ils ne sont plus utiles, sans bordereau d'élimination.

Attention : une simple numérisation ne permet pas la destruction des documents originaux papier !

Toute reproduction des documents considérés comme originaux est une copie, qui peut à certaines conditions avoir une valeur probante. Pour que le caractère fiable de la copie soit retenu par les juges, la reproduction doit être non seulement fidèle mais aussi durable, soit :

• Reproduction à l’identique de la forme et du contenu du document (norme NF Z42-026 relative à la définition et aux spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents papier et contrôle de ces prestations). Cela revient à organiser des règles de numérisation, dans lesquelles notamment la sécurité et la traçabilité des opérations sont assurées.
• Garantie de l’intégrité de la copie dans le temps (conservation dans un système d'archivage électronique).

L'autorisation de détruire des originaux papier après numérisation est possible à certaines conditions très strictes et avec l'autorisation des Archives départementales.

Outil le plus utilisé, universel et obligatoire, la messagerie électronique remplace le courrier et transmet de plus en plus de documents contractuels en interne ou externe. Mais seuls 20 % des mails ont une réelle valeur. La messagerie doit rester un outil de transmission d’information, ce n’est pas un espace de stockage.

Il faut définir une politique, par exemple enregistrer les courriels et les pièces jointes les plus importants dans l’arborescence du service ou dans la GED.