Dès la constitution du dossier, des bonnes pratiques peuvent éviter ou limiter la dégradation des documents :

• Rangez les feuillets en prenant soin qu’ils ne dépassent pas de la liasse, évitez de les plier. Si un document est déjà abîmé, on peut le placer dans une enveloppe avec les fragments détachés ;
• Évitez l’utilisation de chemises colorées, ou de pochettes plastiques : préférez des pochettes et sous-chemises en papier blanc, si possible en papier permanent (norme ISO 1624) ;
• Les trombones et les agrafes doivent être retirés et remplacés si nécessaire par des sous-chemises ou enveloppes en papier permanent ;
• Toute intervention directe sur le document doit être menée par un professionnel de la restauration : les réparations au ruban adhésif ou les mises à plat à chaud sont par exemple à proscrire ;
• Pour le marquage des documents, il est préférable d’utiliser le crayon à papier. Les inscriptions au stylo feutre ou au marqueur, en plus d’être irréversibles, vont dégrader le papier en vieillissant.

Conditionnez les documents dans une boîte cartonnée, si possible de conservation, adaptée à la taille des documents (ni trop grande ni trop petite) : il s’agit d’une excellente protection contre les abrasions, la poussière, la lumière, les insectes, les moisissures et les variations de température et d’humidité. 

Tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de lieu à usage d’archives doit être signalé au préfet qui dispose d’un délai de deux mois pour faire connaître son avis (Code du patrimoine, art. R. 212-54) : si vous avez un projet de ce type, contactez les  Archives départementales qui pourront vous apporter leur expertise technique.

Voici quelques principes généraux pour vous guider dans votre projet :

• Le local choisi doit être sécurisé (fermé à clef, contrôle des accès) et dédié aux archives. Il ne faut en aucun cas y stocker du matériel ou des fournitures ;
• Le local doit être pourvu d’extincteurs et de systèmes de détection et d’alarme incendie. On protège ou on déplace les tableaux électriques et les câblages présents dans le local ;
• Assurez-vous de la résistance au sol des planchers car une salle d’archives concentre sur une surface réduite des masses importantes. Les rayonnages sont de préférence métalliques (les étagères en bois présentent plus de risques en cas d’incendie, attirent les insectes et gonflent en cas d’humidité). Pour limiter les risques, aucun document n'est posé au sol, et on prévoit un espace d’environ 15 cm entre le sol et l’étagère la plus basse ;
• Les archives étant sensibles aux variations climatiques (développement de moisissures, effacement des tracés), l'atmosphère du local doit êre la plus stable possible. Ainsi, il faut prévoir une bonne isolation, un système d’aération et un moyen de chauffage. Evitez le passage de canalisations ou vérifiez régulièrement leur étanchéité ;
• La lumière directe a un effet négatif sur les archives (décoloration au papier, effacement des encres). Il est nécessaire d'occulter les fenêtres ou ouvertures.

Pour en savoir plus, consultez les « Règles de base pour la construction et l'aménagement d'un bâtiment d’archives (2019) »

et plus généralement la page dédiée aux bâtiments d’archives sur le site France Archives.

Les documents d’archives, même bien conservés dans des locaux dédiés, peuvent être endommagés suite à des sinistres : un incendie, un dégât des eaux, une infestation de moisissures ou d’insectes, sont autant de risques de destruction pour les archives.

Attention : plusieurs sinistres peuvent survenir simultanément ou consécutivement (les moyens mis en œuvre pour éteindre l’incendie peuvent avoir pour conséquence un dégât des eaux ; un dégât des eaux géré tardivement peut entraîner une contamination de moisissures). 

La prévention des risques est donc essentielle et doit être menée à plusieurs niveaux :

• contrôle des accès : la ou les personnes responsables des clefs des locaux d’archivages sont sensibilisées aux risques et vérifient régulièrement que tout va bien (pas de fuite d’eau, conditions climatiques correctes, pas de présence d’insectes ou de moisissures sur les documents ou les murs etc.), et que les personnes de passage dans le local respectent les bonnes pratiques ; 
• sécurité et maintenance régulière des installations techniques (réseau électrique, canalisations eau/chauffage, climatisations). Être vigilant lors de travaux pour qu’il n’y ait pas de risques pour les documents (points chauds, étincelles, fuites d’eau etc.). Être attentif en cas de dégâts ou de travaux situés dans d’autres parties du bâtiment mais qui pourraient avoir un impact sur le local d’archives (ex. fuite d’eau dans les sanitaires situés au-dessus du local).

Les opérations de sauvetage dépendent du sinistre et de son ampleur, ainsi que des réalités du terrain.

Schématiquement l’intervention de sauvetage se décomposera en 4 phases :

1. stopper la cause du sinistre : éteindre d’incendie, couper l’eau etc. ;
2. permettre l’accès sécurisé aux locaux sinistrés : faire évacuer l’eau au sol, les débris/gravats ;
3. prendre en charge des archives sinistrées en fonction de la nature et de l’ampleur des dégâts, et leur apporter les traitements d’urgence nécessaires ;
   
4. retour à la normale (réinstallation des documents traités dans des locaux sains où les travaux éventuels ont été faits).

Pour en savoir plus consultez la page conservation préventive et curative sur le site France Archives.