La gestion des archives communales est soumise au contrôle scientifique et technique de l’État exercé par le directeur du service départemental d’archives territorialement compétent (Code du patrimoine, article R. 212-50).

Il s’exerce sous plusieurs formes :

• la délivrance du visa préalable à toute destruction de documents publics ;
• l’avis technique préalable à tous travaux de construction ou d’aménagement de locaux d’archivage, de reliure ou de restauration, de classement d’archives ;
• les visites sur place.

Le contrôle des archives porte sur les conditions de classement, de conservation et de communication des documents.

Ces visites donnent lieu à la rédaction d’un rapport et sont organisées à l'initiative des Archives départementales ou de la collectivité. Elles sont surtout l'occasion de vous apporter aide et conseil pour la gestion des archives. 

Les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer aux Archives départementales leurs registres d'état civil de plus de 120 ans et leurs archives de plus de 50 ans (Code du patrimoine, article L212-11).

Les communes de 2 000 habitants ou plus, peuvent déposer leurs archives anciennes aux Archives départementales, après délibération du conseil municipal (Code du Patrimoine, article L212-12).

Les communes restent propriétaires des archives déposées, mais en confient la conservation, le classement et la mise à disposition du public aux Archives départementales.

Les archives déposées sont classées aux Archives départementales sous la cote E DEPOT n°INSEE de la commune. L’inventaire est mis à disposition du public en salle de lecture aux Archives départementales et sur ce site Internet et un exemplaire est adressé à la collectivité. Les registres d'état civil et les registres de délibérations sont numérisés et mis en ligne sur ce site Internet. 

Les Archives départementales de Haute-Savoie proposent deux formations à destination aux personnes chargées des archives au sein des mairies et des structures intercommunales. 

Gérer ses archives au quotidien  

Programme

• archives : définition et cadre législatif,
• le  rôle des Archives départementales,
• la conservation des documents,
• le traitement des documents : à qui faire appel et comment éliminer,
• la communication des archives.

Modalités pratiques 

• Durée : de 9h30 à 12h15. Une visite du bâtiment est possible en début d'après-midi.
• Lieu : Archives départementales de la Haute-Savoie
• Formation gratuite 
• Vous inscrire

Les archives dans l’environnement numérique

Programme

• les particularités des archives électroniques,
• les enjeux de leur conservation,
• les bonnes pratiques à adopter.

Modalités pratiques

• Durée : de 9h30 à 12h15. Une visite du bâtiment est possible en début d'après-midi.
• Lieu : Archives départementales de la Haute-Savoie
• Formation gratuite 
• Vous inscrire

Possibilité d'organiser ces formations sur le territoire d'un canton, dans une commune hôte, sur une demi-journée.

Les registres de délibérations sont des documents originaux dont il n’existe qu’un exemplaire unique et irremplaçable : il faut en prendre soin !

Le registre des délibérations contient l’ensemble des délibérations, ainsi que les décisions prises entre deux séances du conseil municipal ou communautaire.

Sont exclus du registre de délibérations :

• les convocations et ordre du jour
• les comptes rendus de séances
• les pièces annexes
• les extraits de délibérations.

Depuis 2010, la tenue sur feuillets mobiles des délibérations est obligatoire. Les délibérations doivent être reliées en fin d’année, avec une reliure cousue uniquement (la reliure par collage, thermocollage ou montage sur onglets est proscrite). Les communes de moins de 1 000 habitants peuvent faire relier leurs actes tous les cinq ans et tous les ans pour les communes de plus de 1 000 habitants. Les registres ne dépasseront pas les 200 feuillets. Pour le format A4, le registre aura donc une épaisseur de 4 cm maximum.

Une table chronologique et une table thématique de tous les actes sont dressées en fin de registre. La table chronologique indique la date de l’acte, son numéro, son intitulé et le numéro de page où il figure. La table thématique peut reprendre les domaines d’activité de la collectivité et précise le numéro de l’acte, son intitulé et le numéro de page.

Téléchargez la Circulaire interministérielle du 14/12/2010